W?hrend der Messe-Saison, bei Kundenbesuchen und sonstigen Gesch?ftsreisen geschehen Verst??e gegen die Ausgaben-Policy des eigenen Unternehmens schneller und h?ufiger als erw?nscht. Jeder Gastronomiebeleg, der nur etwas ?ber dem Limit liegt, kann der Buchhaltung zus?tzlichen Aufwand bedeuten. In den meisten F?llen passiert das ohne jeden b?sen Hintergedanken. Meist hat es andere Ursachen, wenn Angestellte die Spesen-Policy ?berschreiten:
1. Die Spesenlimits sind unbekannt
Wer Tag f?r Tag damit besch?ftigt ist, f?r den m?gen die Unternehmensvorschriften zu Ausgaben selbstverst?ndlich sein, doch wer damit nur selten Kontakt hat, dem sind sie entsprechend wenig pr?sent. Mit gelegentlichen langen E-Mails ist dabei nicht geholfen, viel eher sind regelm??ige Erinnerungen ?ber die internen Messenger oder kurze Schulungen das Mittel der Wahl.
2. Die Regeln sind nicht ?bersichtlich
Mitarbeiter k?nnen die Spesen-Policy dann am einfachsten befolgen, wenn sie so kurz, kompakt und eindeutig wie m?glich ist. Statt jedes Detail ?ber Seiten zu regeln, sollten die Vorgaben besser Strategien enthalten, was zu tun ist, sollten Verst??e passieren.
3. Die Spesen-Policy ist von vorgestern
Werden die Vorgaben nicht regelm??ig aktualisiert, ist schnell der Fall, dass sie veraltete Technologien enthalten und neue Entwicklungen nicht ber?cksichtigen. Dies schadet nicht nur der ?bersichtlichkeit, sondern f?hrt auch dazu, dass Mitarbeitende die Richtlinien schneller als nicht relevant abstempeln.
4. Die Vorgaben wirken restriktiv und unfair
Erlauben die Kostenlimits h?chstens den Schnellimbiss und die Jugendherberge, wirkt das unfair und verleitet dazu, Verst??e als gerechtfertigt zu sehen. Dahinter kann auch schlicht stecken, dass die Policy ?ber Jahre nicht aktualisiert wurde. Es empfiehlt sich, regelm??ig Feedback einzuholen, ob Mitarbeitende auf Reisen mit den aktuellen Limits klarkommen.
5. Es ist tats?chlich b?se Absicht
Auch wenn diese F?lle die Minderheit sind, kann auch absichtlicher Betrug nicht ausgeschlossen werden. Teils werden dabei Belege manuell oder per Bildbearbeitung verf?lscht. Es gilt, die Motivation hinter solchem Verhalten zu verstehen und anzugehen.
W?hrend die Gr?nde f?r Verst??e gegen Ausgabenregeln vielf?ltig sind, werden gleichzeitig die Tools zum Spesenmanagement immer besser darin, sie automatisch zu erkennen und zu markieren. Zu hohe Betr?ge sind dabei der einfachste Fall. Rydoo kann auf Basis von KI-Support aber auch einzelne, nicht genehmigte Posten auf Belegen markieren oder F?lschungen erkennen. Interne Compliance sicherzustellen und Frust zu vermeiden wird f?r alle Beteiligten immer einfacher und komfortabler. Nicht nur f?r Finanzteams, auch f?r Gesch?ftsreisende ist das eine erfreuliche Entwicklung.
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